Eventfilm und Aftermovie. Fertig, bevor die Wirkung verpufft.

Ein Eventfilm kostet bei filmkey zwischen 2.000 und 15.000 Euro netto. Damit liegt er unter einem Imagefilm, weil das Material an einem einzigen Tag entsteht und nicht erst inszeniert werden muss.

Den Preis bestimmen drei Dinge: die Länge des Events, die Anzahl der Kameraleute und die Zahl der Schnittfassungen. Ein eintägiges Firmenevent mit einem Kamerateam und einem Aftermovie liegt am unteren Ende, ein mehrtägiger Kongress mit zwei Kameraleuten, Interviews und Social Cuts am oberen.

Wir arbeiten zum Festpreis ohne Agenturaufschlag. Reisekosten und Aufschläge stehen vorher im Angebot.

filmkey liefert den fertigen Eventfilm in unter einer Woche. Wenn es eilt, geht es auch in drei Tagen.

Das ist bewusst so gesetzt. Ein Aftermovie, der drei Wochen nach dem Event kommt, hat seinen Zweck verfehlt: Die Teilnehmer sind gedanklich weiter, die Sponsoren haben ihren Report schon geschrieben, und auf LinkedIn interessiert sich niemand mehr für eine Veranstaltung von letztem Monat.

Sag uns beim Erstgespräch, wann ihr den Film braucht. Dann sagen wir dir vorher, ob wir den Termin halten können, statt es hinterher zu erklären.

Aftermovie ist ein Format, Eventfilm der Oberbegriff. Aus einem Drehtag entstehen bei filmkey in der Regel drei verschiedene Filme.

Der Aftermovie ist die emotionale Kurzfassung, 60 bis 180 Sekunden, musikgetrieben, gemacht fürs Marketing nach außen. Die Eventdokumentation ist die sachliche Langfassung, 3 bis 20 Minuten, mit Vorträgen, Panels und Preisverleihungen, gedacht für Teilnehmer und Archiv. Der Social Cut ist der kürzeste Schnitt, 15 bis 60 Sekunden im Hochformat für LinkedIn und Instagram.

Die meisten Unternehmen brauchen Aftermovie und Social Cuts. Die Langfassung lohnt sich vor allem bei Kongressen und Fachveranstaltungen.

Nicht einfach so, aber es ist gut lösbar, wenn man es vorher regelt. Bei Übersichtsaufnahmen einer Veranstaltung, auf denen einzelne Personen nicht im Mittelpunkt stehen, ist die Lage in der Regel unkritisch. Sobald jemand erkennbar im Bild steht oder ein Interview gibt, braucht es eine Einwilligung.

In der Praxis funktioniert das über drei Bausteine: ein Hinweis in der Einladung oder im Anmeldeformular, gut sichtbare Schilder am Eingang und eine kurze Einwilligung für alle, die wir gezielt filmen oder interviewen. Wir sagen euch vor dem Event, was wir brauchen, und bringen die Formulare mit.

Verantwortlich für die Veranstaltung bleibt der Veranstalter. Wir sind keine Rechtsberatung. Wenn bei euch ein Datenschutzbeauftragter mitredet, holt ihn früh dazu, dann ist das am Eventtag kein Thema mehr.

Dann drehen wir anders. Ein halb voller Raum ist eine Frage der Einstellungsgröße, nicht des Events.

Statt Totalen vom leeren Saal filmen wir eng: Gesichter, Hände, Gespräche in kleinen Gruppen, Details vom Catering, konzentrierte Zuhörer in der ersten Reihe. Ein Film aus 40 Gästen kann voller und lebendiger wirken als einer aus 200, wenn man weiß, wo man steht und was man weglässt.

Genau deshalb gehen wir euren Ablaufplan vorher gemeinsam durch. Wer weiß, was passieren kann, muss am Eventtag nicht improvisieren.

Ein Kamerateam reicht, wenn es einen Raum gibt, eine Bühne und ein Programm, das nacheinander abläuft. Das trifft auf die meisten Firmenevents, Jubiläen und Produktlaunches zu.

Zwei braucht ihr in vier Fällen: wenn Bühnenprogramm und Networking gleichzeitig laufen, wenn es parallele Sessions oder mehrere Räume gibt, wenn zusätzlich Interviews entstehen sollen, während das Programm weiterläuft, oder wenn das Gelände so groß ist, dass ein Mensch nicht rechtzeitig von A nach B kommt.

Wir sagen euch im Erstgespräch ehrlich, was euer Event braucht, und weisen den Aufschlag für die zweite Kraft im Angebot aus. Niemand soll ein zweites Kamerateam bezahlen, das er nicht braucht.

Manchmal ja, oft nicht. Ein Same Day Edit ist ein Schnitt, der noch am Eventabend fertig ist und vor Ort gezeigt oder sofort gepostet wird. Er kostet deutlich mehr, weil ein Cutter den ganzen Tag parallel mitarbeitet.

Es lohnt sich, wenn das Video am selben Tag noch etwas bewirken soll: am zweiten Messetag Besucher an den Stand ziehen, bei einer mehrtägigen Konferenz die Stimmung des ersten Tages transportieren, oder wenn die Zielgruppe genau in diesen Stunden online ist.

Es lohnt sich nicht bei einer internen Weihnachtsfeier, einem Jubiläum oder einem einmaligen Kundenevent. Da ist das Geld im besseren Schnitt und in mehr Formaten besser angelegt. Wir sagen euch das vorher, statt euch das teurere Paket zu verkaufen.

So wenig wie möglich. Wir arbeiten mit kleiner Crew, kompakter Technik und ohne zusätzliche Beleuchtung im Publikumsbereich. Kein Kamerakran mitten im Saal, keine Scheinwerfer, die Gäste blenden.

Was wir vorher brauchen: euren Ablaufplan, einen Ansprechpartner für den Tag und eine kurze Abstimmung mit eurer Veranstaltungstechnik. Der wichtigste Punkt dabei ist der Ton. Wenn wir den Bühnenton direkt am Mischpult abgreifen dürfen, klingen Reden und Keynotes im Film sauber. Wird das erst am Eventtag geklärt, ist es häufig zu spät.

Eure Gäste sollen das Event erleben, nicht eine Filmproduktion.

Ein Aftermovie lebt von der Musik, und genau da entstehen die meisten versteckten Kosten. filmkey arbeitet standardmäßig mit lizenzierter Musik aus professionellen Bibliotheken. Die Lizenz für Website, Social Media und interne Nutzung ist im Preis enthalten.

Teuer wird es bei zwei Dingen: bekannte Chart-Musik ist im Normalfall nicht bezahlbar, und wenn der Film in einer bezahlten Anzeige oder im Fernsehen laufen soll, greift oft eine erweiterte Lizenz. Beides klären wir vorher, damit hinterher keine Nachforderung kommt.

Sag uns also früh, wo der Film am Ende laufen soll. Das ändert die Musikauswahl, nicht erst die Rechnung.

filmkey sitzt in Ulm und dreht Eventfilme in ganz Süddeutschland, vor allem in Baden-Württemberg und Bayern.

Stuttgart, München, Augsburg, Nürnberg, Heidelberg, Karlsruhe und Freiburg sind Tagesfahrten, dort entstehen keine Übernachtungskosten. Für Messen und Kongresse im gesamten DACH-Raum reisen wir an.

Reisekosten weisen wir vorher im Angebot aus. Bei mehrtägigen Veranstaltungen sagen wir auch gleich, ob eine Übernachtung günstiger ist als zweimal anreisen.